一、功能介紹

采購管理可以對供應(yīng)商買進商品的過程進行管理，本系統(tǒng)支持創(chuàng)建采購計劃，對審批通過的采購計劃合并成待審批的采購訂單，采購訂單可以編輯、審批、下單、作廢、簽收到貨，完成采購。

采購流程如下：

二、采購計劃操作說明

1.采購計劃視頻講解

2.搜索采購計劃

采購計劃可按照國家、店鋪、供應(yīng)商、倉庫、創(chuàng)建時間和計劃編號等條件進行搜索，也支持高級篩選，點擊“漏斗”按鈕，可根據(jù)審批人、創(chuàng)建人、關(guān)聯(lián)加工計劃等篩選項搜索采購計劃。

3.添加采購計劃

點擊左上角的添加采購計劃按鈕，彈出的對話框中點擊添加采購商品按鈕，填寫商品的計劃采購量；也可以通過excel導(dǎo)入，然后提交審批。 流程如下：

說明：在新增采購計劃的時候，對于已配對的SKU可自動匹配FNSKU標(biāo)簽，對于沒有FNSKU的SKU請在銷售模塊listing頁面先進行配對。

4.審批采購計劃

若開啟了采購計劃的審批功能，則需要進行審批操作，若不需要可以在審批規(guī)則配置處停用審批功能。審批規(guī)則配置說明點擊此鏈接
點擊操作列審批按鈕，或點擊待審批采購計劃編號詳情頁中的審批按鈕，審批采購計劃，確認(rèn)通過，采購計劃狀態(tài)為"待采購"，此時可對采購計劃合并生成采購單；或者駁回并填寫原因，采購計劃的狀態(tài)為"已駁回"，支持重新編輯，再次提交審批。

5.刪除采購計劃

點擊操作列批量刪除按鈕，或點擊采購計劃詳情頁中的刪除按鈕，彈框點擊確定，可以刪除未審批或者已駁回的采購計劃。

6.作廢采購計劃

點擊操作列批量作廢按鈕，或點擊采購計劃詳情頁中的作廢，輸入作廢原因，彈框點擊確定，可以作廢采購計劃，作廢后采購計劃狀態(tài)為“已作廢”。

7.編輯采購計劃

點擊操作列編輯按鈕，或點擊采購計劃詳情頁中的編輯按鈕，可以編輯未審批或者已駁回的采購計劃，編輯后可以重新提交。

8.操作記錄

點擊詳情按鈕進入采購計劃詳情頁面，可以查看操作記錄。

三、采購單操作說明

1.采購單視頻講解

2.采購單列表

分為單據(jù)和產(chǎn)品兩個維度展示。

3.創(chuàng)建采購單

（1）可以在采購計劃頁面，勾選狀態(tài)為"待采購"的采購計劃，點擊生成采購單按鈕；

（2）可以在采購單頁面點擊左上角的添加采購單按鈕，在新開頁面可以點擊選擇采購計劃/添加采購產(chǎn)品按鈕，也可以通過excel導(dǎo)入；

（3）創(chuàng)建1688采購單說明點擊此鏈接

4.導(dǎo)入采購單

在采購單頁面，點擊左上角的批量導(dǎo)入采購單按鈕，可以批量創(chuàng)建多個采購單，同一倉庫和同一供應(yīng)商會合并生成一張采購單，生成的采購單狀態(tài)為"待提交"，確認(rèn)導(dǎo)入信息無誤后可以批量提交。

5.審批采購單

若開啟了采購單的審批功能，則需要進行審批操作，若不需要可以在審批規(guī)則配置處停用審批功能。審批規(guī)則配置說明點擊此鏈接
點擊操作列審批按鈕或者點擊采購單號詳情彈框?qū)徟粹o，對采購單進行審批；或者勾選多個采購單，審批通過，采購單狀態(tài)為"待下單"；審批駁回，采購單狀態(tài)為"已駁回"，歸類在"待提交"tab頁，可以編輯后重新提交。

6.編輯/刪除采購單

審批駁回或待提交的采購單支持二次編輯后再次提交審批，也支持刪除采購單。

7.采購合同

點擊采購單列表或詳情的打印合同，可打印采購單的合同。
采購合同模板支持自定義，合同模板自定義說明點擊此鏈接

8.采購單下單

點擊待下單操作列下單按鈕或者點擊采購單號詳情彈框的下單按鈕；可以對已經(jīng)和供應(yīng)商商定好的采購單進行下單，下單后不能再直接修改采購單的產(chǎn)品、價格、數(shù)量、供應(yīng)商等，但可以修改備注和上傳附件。

9.采購單收貨

創(chuàng)建采購單時，需選擇采購單的質(zhì)檢類型，不同的質(zhì)檢類型收貨流程不相同。
默認(rèn)為倉庫質(zhì)檢，收貨流程為采購>收貨>質(zhì)檢>入庫；
預(yù)檢指的是工廠質(zhì)檢，即先質(zhì)檢再收貨入庫，流程為采購>質(zhì)檢>收貨>入庫；
免檢的采購單收貨時無需走質(zhì)檢流程，流程為采購>收貨>入庫。

（1）收貨單收貨說明點擊此鏈接
（2）掃碼收貨說明點擊此鏈接
（3）PDA收貨說明點擊此鏈接
（4）預(yù)檢類型收貨說明
預(yù)檢類型的采購單，待到貨狀態(tài)下可直接生成質(zhì)檢單，完成質(zhì)檢后根據(jù)質(zhì)檢結(jié)果自動入庫。質(zhì)檢操作說明點擊此鏈接

支持對質(zhì)檢類型為“倉庫質(zhì)檢”的待到貨采購單操作快捷入庫，不需要經(jīng)過倉庫收貨、質(zhì)檢環(huán)節(jié)，快捷入庫后直接增加庫存可用量。

10.結(jié)束到貨

若操作結(jié)束到貨后，后續(xù)還需要繼續(xù)到貨，可通過以下方法實現(xiàn)：

11.打印采購單

采購單支持打印用于留存?zhèn)浞莼騻}庫收貨，支持打印單據(jù)條碼。
打印單據(jù)模板支持自定義，單據(jù)模板自定義說明點擊此鏈接

12.采購單請款

請款操作說明點擊此鏈接

13.采購?fù)藫Q貨

采購?fù)藫Q貨操作說明點擊此鏈接

14.采購變更

單據(jù)發(fā)生異常情況需要進行修正時，可通過采購變更單進行變更。
變更單操作說明點擊此鏈接

15.作廢采購單

（1）采購單作廢時，可勾選是否取消和采購計劃的關(guān)聯(lián)，若勾選取消后，采購計劃沒有關(guān)聯(lián)的采購單，則自動回退為待采購狀態(tài)；
（2）采購單編輯/變更通過，移除了采購計劃產(chǎn)品時，若采購計劃沒有關(guān)聯(lián)的采購單，則自動回退為待采購狀態(tài)；
（3）采購計劃回退時，會在采購計劃詳情頁有操作記錄；
（4）采購計劃回退時，解除和加工計劃的關(guān)聯(lián)關(guān)系，但不會刪除加工計劃。

16.操作記錄

采購單詳情可以查看單據(jù)的操作記錄。

四、常見問題

1.成本相關(guān)

Q：采購單中的采購單價是怎么獲取的？

A：①首先獲取關(guān)聯(lián)供應(yīng)商報價的采購單價，如添加了關(guān)聯(lián)供應(yīng)商但未填寫單價，則采購單也會帶出為0；

②沒有關(guān)聯(lián)供應(yīng)商報價、且采購單含稅為否時，會自動帶出產(chǎn)品的采購成本；

注意：如果是組合產(chǎn)品、且勾選了采購成本自動關(guān)聯(lián)單品成本時，請注意檢查對應(yīng)單品的采購成本字段是否完整填寫。

③沒有關(guān)聯(lián)供應(yīng)商報價也沒有固定的采購成本時，采購單無法帶出，需手動填寫單價。

Q：采購單中的是否更新報價字段有什么用？

A：如選擇是，則當(dāng)采購單流轉(zhuǎn)到待下單狀態(tài)時，會將含稅單價和稅率自動更新到產(chǎn)品管理的供應(yīng)商報價中。注意：需SKU存在關(guān)聯(lián)供應(yīng)商報價、且采購數(shù)量屬于已維護梯度范圍內(nèi)，才會對應(yīng)更新。

Q：采購單選擇采購幣種非人民幣時，按照什么匯率轉(zhuǎn)換？

A：選擇幣種時，可選擇快速引用設(shè)置-匯率管理中的“官方匯率”或“我的匯率”，也可自定義填寫轉(zhuǎn)換匯率。

Q：采購單選擇含稅時，有含稅單價和單價，最后是按什么成本入庫的？

A：是按照單價入庫的。因為會存在出口退稅，采購單的稅費會在出口時退回來，所以在入庫的時候不核算稅費進成本。

Q：采購過程涉及的運費和其他費用如何分?jǐn)偅?/strong>

A：在采購單添加運費和其他費用，可選擇按照金額或者數(shù)量分?jǐn)偂Ｌ顚懞蟛少弳问肇洉r，將自動將金額分配到每張收貨入庫單的產(chǎn)品上。

 

2.數(shù)據(jù)及流程相關(guān)

Q：采購單號有自己本地的編號，需要怎么維護？

A：創(chuàng)建采購單時，如有自定義單號的需求，則可以在采購單號字段直接填寫，僅支持?jǐn)?shù)字、英文、橫杠、英文句號，填寫后頁面上采購單號的位置將顯示填寫的單號。若為空則系統(tǒng)在保存時自動生成。注意：采購單號只能在“待提交”狀態(tài)下可以修改。

 

Q：采購計劃和采購單中可以自動把產(chǎn)品管理的備注帶過來嗎？

A：可以在設(shè)置-業(yè)務(wù)配置-采購中勾選開啟，則添加產(chǎn)品時將自動帶出備注內(nèi)容。注意：導(dǎo)入的產(chǎn)品暫不支持自動帶出。

 

Q：采購單的產(chǎn)品備注可以帶到收貨單和入庫單嗎？

A：可以在設(shè)置-業(yè)務(wù)配置-倉庫中勾選開啟自動帶出，也可以在采購單生成收貨單時，點擊一鍵同步采購單備注。注意：帶出后仍支持在收貨單再次編輯。

 

Q：采購單信息填寫有誤，下單后還可以修改嗎？

A：可點擊采購變更，生成單個采購單的變更單；也可在采購單列表點擊變更，批量導(dǎo)入生成變更單。注意：如采購變更單開啟了審批，則需審批通過后系統(tǒng)才會自動更新數(shù)據(jù)。因此若生成變更單后采購單未變更，可在采購-變更單頁面查看對應(yīng)變更單是否為已處理狀態(tài)。

 

Q：為什么有采購變更的權(quán)限但生成變更單失敗？

A：每張采購單同時刻只能關(guān)聯(lián)一張待處理的變更單，若采購單已生成了變更單但還未審批完成，此時不能生成新的變更單，需將已有變更單審批通過/駁回/刪除處理后，才可再次生成。

Q：添加采購單選擇采購組合產(chǎn)品時，怎么和生成采購單不一樣，沒有選擇加工方式是本地加工還是委外加工？

A：目前僅支持通過采購計劃/補貨建議/訂單管理/缺貨看板生成采購單時，組合產(chǎn)品可以選擇加工方式，從而拆分多張采購單。直接添加采購單時不支持選擇，只能選擇按組合品采購或按單品采購。

 

Q：采購單選擇預(yù)檢是什么流程，為什么沒有到貨按鈕？

A：預(yù)檢流程是指該采購單先進行質(zhì)檢、再將質(zhì)檢良品入庫，一般適用于質(zhì)檢員提前去供應(yīng)商倉庫質(zhì)檢、只將良品發(fā)回本地倉庫的場景。

采購單的質(zhì)檢類型選擇預(yù)檢后，不支持直接收貨，需要手動生成質(zhì)檢單。完成質(zhì)檢單時，系統(tǒng)將自動創(chuàng)建已完成的收貨單和入庫單，將良品量收貨入庫。

 

Q：免檢流程需要怎么操作？

A：采購流程中的單據(jù)都可隨時觸發(fā)免檢。

① 采購單：質(zhì)檢類型選擇免檢后，該采購單到貨后將自動入庫，無需進行質(zhì)檢流程填寫。

② 收貨單：收貨單收貨完畢、存在待檢量時，可點擊免檢，將收貨量直接轉(zhuǎn)為可用量，無需進行質(zhì)檢流程。

 

Q：采購單什么情況下會顯示已逾期？

A：按采購單中產(chǎn)品的預(yù)計到貨時間是否超過來判斷。如果全部到貨完畢，則對比最后一次到貨時間和預(yù)計到貨時間；如果未到貨完畢，則對比當(dāng)前時間和預(yù)計到貨時間。

Q：采購單收貨時，存在供應(yīng)商多發(fā)貨的情況怎么處理？

A：可以在設(shè)置-業(yè)務(wù)配置-采購中，配置開啟允許超過采購量收貨。設(shè)置免審范圍后，在免審范圍內(nèi)超過收貨時，將自動生成已處理狀態(tài)的采購變更單，更新增加采購量；超過免審范圍時，將生成變更單，如采購變更單開啟了審批，則需審批通過后才能操作收貨。

 

 

Q：采購單收貨錯誤了，想要撤銷或者作廢怎么處理？

A：存在到貨量的采購單不支持作廢，需先 作廢關(guān)聯(lián)請款單→撤銷關(guān)聯(lián)質(zhì)檢單→撤銷關(guān)聯(lián)入庫單→刪除關(guān)聯(lián)收貨單 ，將采購單回退到到貨量為0的情況時，才能操作作廢。

 

3.庫存相關(guān)

Q：采購計劃和采購單選擇了店鋪和FNSKU，有什么作用？

A：非必填字段，若選擇則代表后續(xù)入庫的庫存，只鎖定給對應(yīng)的店鋪或listing發(fā)貨專用。便于：① 區(qū)分歸屬庫存，避免發(fā)貨時爭搶；② 可提前打印并貼FNSKU標(biāo)簽入庫；③ 管理庫存情況，有冗余時便于追溯源由。

 

Q：選擇店鋪時，北美共享和歐洲共享店鋪是什么意思？

A：北美共享和歐洲共享是系統(tǒng)自動生成的概念店鋪，因為亞馬遜支持開啟以下區(qū)域內(nèi)店鋪的庫存共享，因此可在系統(tǒng)內(nèi)只鎖定到共享區(qū)、不鎖定到具體店鋪。

北美共享：支持美國、加拿大、墨西哥店鋪發(fā)貨使用；歐洲共享：支持德國、法國、意大利、西班牙店鋪發(fā)貨使用。

 

Q：采購單已經(jīng)全部到貨了，為什么庫存明細里還是沒有庫存可發(fā)貨？

A：采購單到貨后，若非預(yù)檢和免檢的采購單，到貨后將記錄為待檢量，需在倉庫-收貨單/質(zhì)檢單頁面完成質(zhì)檢，將待檢量轉(zhuǎn)為可用量或次品量。

 

4.1688相關(guān)

Q：為什么創(chuàng)建1688采購單的時候，沒有1688賬號可以選擇？

A：可按以下路徑排查：①確認(rèn)設(shè)置-1688授權(quán)頁面已經(jīng)有授權(quán)的1688賬號、且賬號授權(quán)未過期；②確定已將1688賬號分配給關(guān)聯(lián)用戶可用。

 

Q：1688賬號授權(quán)到期了，怎么操作？

A：可在設(shè)置-1688授權(quán)頁面，對應(yīng)過期漲價點擊應(yīng)用續(xù)訂，將自動跳轉(zhuǎn)1688服務(wù)市場，進行續(xù)訂。續(xù)訂完畢后，可在1688服務(wù)市場點擊立即使用，將自動跳轉(zhuǎn)回ERP；或手動切換回ERP窗口，點擊續(xù)訂成功，系統(tǒng)將自動獲取最新授權(quán)信息。

 

Q：1688采購單支持填寫留言嗎？

A：支持。在1688下單時，填寫“給賣家留言”字段，下單時將同步到1688后臺作為訂單留言信息。也可在設(shè)置-業(yè)務(wù)配置-采購中，設(shè)置1688留言的自動帶出規(guī)則。

 

Q：在ERP創(chuàng)建1688采購單，能使用會員折扣或優(yōu)惠券嗎？

A：支持。系統(tǒng)下單時將自動使用會員折扣和最佳優(yōu)惠券，下單后采購單詳情同步到的應(yīng)付金額，就是優(yōu)惠后的價格。

 

Q：在ERP創(chuàng)建1688采購單，可以參加火拼或滿減活動嗎？

A：不支持。接口無法獲取到商品正在參加限時的火拼或滿減等活動情況，包括活動價格和庫存，建議在1688平臺進行下單。

 

Q：加工定制類的商品，可以通過ERP下單嗎？

A：不支持。接口無法創(chuàng)建1688加工定制商品的合約訂單，建議在1688平臺進行下單。

 

Q：創(chuàng)建采購單時提示：以下SKU關(guān)聯(lián)的1688商品不滿足混批條件，請調(diào)整。這個是什么問題？

A：請?zhí)D(zhuǎn)1688平臺， 確認(rèn)商品的起批條件。包括單個商品多少起批、是否要求按倍數(shù)起批、全店商品是否支持混批等

 

Q：下單后供應(yīng)商會進行改價，需要怎么處理？

A：創(chuàng)建1688類型的采購單，暫存在待提交狀態(tài) → 確認(rèn)信息后，篩選1688訂單狀態(tài)為“待1688下單”的單據(jù)，點擊向1688下單→下單后1688訂單狀態(tài)變?yōu)椤暗却I家付款”，供應(yīng)商可改價 → 供應(yīng)商改價后，系統(tǒng)將收到消息通知，自動更新1688訂單應(yīng)付金額，您也可手動點擊金額旁邊的刷新獲取最新數(shù)據(jù) → 因1688后臺只會更改總價，所以需要您根據(jù)最新的總價調(diào)整采購產(chǎn)品的單價、運費和其它費用，也可在編輯頁面點擊同步1688金額，系統(tǒng)將自動分?jǐn)偢隆?/p>

注意：改價后必須調(diào)整分?jǐn)偟较到y(tǒng)采購單金額上，若本地的采購單金額和1688應(yīng)付金額不一致，則提交、審批、付款等流程都會有提醒和報錯。

 

Q：系統(tǒng)內(nèi)選擇訂單類型是大市場，但是1688后臺顯示了分銷的標(biāo)識，是什么原因？

A：1688后臺的標(biāo)識，僅說明該商家支持分銷，不代表該訂單是分銷訂單。